Una guía de gestión del tiempo

¿Qué es la gestión del tiempo y por qué la necesitamos?

La gestión del tiempo es una noción que encontramos en cada paso de nuestro camino. Aunque esta noción existe desde finales de 1800, su importancia parece seguir creciendo cada día que pasa.

En los últimos años, todo parece estar sucediendo a un ritmo diferente. Últimamente, incluso el mismo tiempo parece pasar mucho más rápido. A menudo nos encontramos diciendo: «Tengo muchas cosas que hacer, pero no tengo suficiente tiempo».

Y, sin embargo, el tiempo no ha cambiado. Como siempre, el día sigue teniendo 24 horas, ni más ni menos. Por lo tanto, el tiempo es el mismo, pero ya no nos basta. Entonces, ¿qué más ha cambiado?

Uno de estos cambios es el hecho de que queremos hacer más cosas. Definitivamente, todos queremos lograr más. Y, por cierto, ¡esto es genial por todos los medios!,/

Entonces, veamos qué podemos hacer para que esto suceda en el tiempo que tenemos a nuestra disposición.

¿Qué es la gestión del tiempo?

Cuando hablamos de gestión en general, tenemos que tener en cuenta que nos referimos a todo un proceso. Por lo general, implica procedimientos como la planificación, organización, coordinación y control. Cabe destacar que podemos aplicar estos procedimientos a diferentes recursos para lograr nuestro objetivo establecido. Además, una característica común de todos estos recursos es que son finitos.
Por ejemplo, podemos aplicar la gestión a recursos como los financieros, humanos, naturales o tecnológicos. Por supuesto, cada uno de estos se puede gestionar de tal manera que nos ayude a lograr el resultado deseado.

¿Qué pasa con el tiempo? Ciertamente, es un recurso finito. Pero, ¿podemos controlarlo? ¿Podemos intervenir en el flujo del tiempo para ralentizarlo o aumentar su velocidad según nuestras necesidades? Por supuesto que no. Y entonces, ¿de qué se trata realmente la gestión del tiempo?

De acuerdo con lo descrito anteriormente, también es un proceso que implica planificación, organización, coordinación y control. Pero, en este caso, no aplicaremos estos procedimientos en el mismo «tiempo». Por el contrario, los sujetos de estos procedimientos de hecho son nuestras acciones y actividades. Por lo tanto, administraremos lo que hacemos durante el período que tenemos a nuestra disposición.

¿Por qué necesitamos la gestión del tiempo?

La razón por la que estamos interesados en la gestión del tiempo es que queremos lograr más. Y queremos eso en todos los niveles. Además, queremos lograr más en menos tiempo.

Desde el punto de vista de una persona, esto es necesario tanto en la vida profesional como en la privada. Especialmente, se trata del hecho de que queremos tener más tiempo para las cosas que amamos hacer. Por eso, nos esforzamos por hacer rápido y bien lo que TENEMOS que hacer. Como resultado, tendremos más tiempo disponible para las cosas que QUEREMOS hacer.

Igualmente importante, la gestión del tiempo es vital para cualquier organización. Ya sean pequeñas empresas o grandes corporaciones, cuyo objetivo es el mismo, es decir, aumentar las ganancias. Se sabe que este último aumenta con la productividad. Por lo tanto, una buena gestión del tiempo es una necesidad para cualquier empresa que quiera aumentar su productividad e implícitamente la rentabilidad.

Principios básicos de la gestión del tiempo.

Como se mencionó anteriormente, cada proceso de gestión consiste en aplicar varios procedimientos. Estos son exactamente los principios básicos de la gestión del tiempo y así es como funciona:

Planificación

La planificación rigurosa es importante en cualquier situación. Sobre todo cuando queremos aprovechar al máximo nuestro tiempo. Pero, ¿qué implica la planificación?

• En primer lugar, fijemos los objetivos que queremos alcanzar. Sin objetivos bien establecidos, no sabríamos ni por dónde empezar, y mucho menos por dónde ir.
• En segundo lugar, establezcamos prioridades en todo lo que tenemos que hacer. Si trabajamos al azar, sin respetar un cierto orden, no llegaremos a los resultados deseados. Además, correremos el riesgo de consumir un tiempo precioso en actividades que no son importantes o no están relacionadas con nuestros objetivos.
• En tercer lugar, dibujemos sus direcciones. En otras palabras, debemos marcar los objetivos intermedios a alcanzar en nuestro camino hacia las metas principales.
• En cuarto lugar, establezcamos plazos realistas para nuestras metas, objetivos y actividades diarias. Si no sabemos cuánto tiempo tenemos para terminar algo, es posible que nunca terminemos. O, al menos, no terminar a tiempo.
• En quinto lugar, hagamos nuestros planes con anticipación. Por ejemplo, podemos hacer nuestra lista de tareas semanales el fin de semana anterior. Además, podemos preparar nuestra lista de tareas diarias la noche anterior.

Organización

Por ello, hemos establecido qué queremos conseguir y en qué plazo. Además, sabemos lo que tenemos que hacer al respecto. Entonces, ¿cuál es el siguiente paso? Organicémonos para tomar las acciones necesarias. Esto es lo que podemos incluir en el procedimiento de organización:

• Asegúrese de que tenemos a nuestra disposición cualquier material adicional que podamos necesitar para cumplir con la planificación realizada. Por ejemplo, podemos incluir aquí tecnologías como un ordenador y/o un teléfono. O, cualquier otra cosa que necesitemos dependiendo de los detalles de nuestro trabajo.
• Organicemos las cosas de tal manera que podamos realizar nuestras actividades en esa parte del día cuando sabemos que somos más productivos.
• En la medida de lo posible, procurar que tengamos un lugar específico para trabajar y decorar a nuestro gusto.

Coordinación

Planificamos, organizamos y empezamos a trabajar. Pero al mismo tiempo, debemos ser conscientes de que pueden ocurrir situaciones imprevistas. Y no queremos que pongan patas arriba todo nuestro programa. Por ello, debemos intentar, en la medida de lo posible, respetar lo que nos proponemos. Pero tengamos cuidado de no excedernos y volvernos rígidos con nuestros planes. Por tanto, en el procedimiento de coordinación podemos incluir algunas de las siguientes:

• Evite distracciones o interrupciones que no sean realmente necesarias.
• Cumplir con el horario establecido y evitar la procrastinación.
• Sea flexible con nuestros planes y esté dispuesto a hacer los cambios necesarios.

Control

En todo momento debemos poder comprobar si vamos por el buen camino o si nos hemos desviado de lo que nos habíamos propuesto. Para ello, es posible que necesitemos hacer una auditoría de cómo trabajamos de vez en cuando. En este sentido, los hitos u objetivos intermedios son muy útiles. Pueden ayudarnos a notar fácilmente cualquier retraso. Así, no tendremos sorpresas desagradables relacionadas con el cumplimiento de los plazos.

Por ejemplo, PlanArty incluye la funcionalidad Planned VS Done. Muestra en tiempo real una comparación objetiva entre sus planes y la realidad de la actividad realizada. Por supuesto, dicha funcionalidad es extremadamente útil en cualquier situación. Sobre todo porque se puede ver a su debido tiempo cualquier desviación de la planificación. Así, puedes hacer los ajustes necesarios sobre la marcha.

¿Qué necesitas aplicar? ¿Estrategias, métodos o técnicas?

Para saber qué necesitamos, primero debemos determinar claramente qué representa cada uno. Esto es lo que significa cada uno y cuáles son las diferencias entre ellos:

Estrategias de gestión del tiempo

La estrategia es una noción más amplia. Esto a menudo incluye la planificación, organización e implementación. Por tanto, una estrategia de gestión del tiempo representa una serie de acciones planificadas, organizadas e implementadas en nuestra forma de trabajar. Es recomendable aplicarlo sobre nuestra forma general de trabajo. El resultado final debe ser el hecho de que aprovecharás al máximo tu tiempo.

Una estrategia de gestión del tiempo también es algo que puede establecer en función de sus propias preferencias. Aquí hay algunas cosas a tener en cuenta al configurarlo:

Determine cuál es su objetivo	→	por ejemplo, mejorar la gestión del tiempo
Define cómo quieres trabajar	→	establece tus propios términos y condiciones
Elija sus herramientas favoritas	→	planificador, app de seguimiento del tiempo
Decide el método que quieres usar	→	preferiblemente aplica uno a la vez
Trabaje en consecuencia	→	siga los pasos que establezca
Realice los ajustes necesarios	→	actúe cuando sea necesario

También puede utilizar estrategias de gestión del tiempo bien establecidas con eficacia comprobada. Al mismo tiempo, tenga en cuenta que lo mismo no funcionará perfectamente para todos. Por lo tanto, una estrategia que encaje muy bien en un determinado campo de actividad puede no ser la adecuada para ti. Por esta razón, se recomienda que se documente inicialmente y, si es posible, pruebe algunos. Así, podrás elegir aquel con el que te sientas más cómodo para aplicar.

Métodos de gestión del tiempo

Método es un término que se refiere a la forma en que se hace algo.

En consecuencia, un método de gestión del tiempo implica una serie de acciones aplicadas sistemáticamente, por una rutina predeterminada. Podemos aplicarlo con éxito a actividades y tareas rutinarias. El resultado de su aplicación permitirá un mejor control sobre el consumo de tiempo durante la realización de actividades diarias o de corta duración.

Como en el caso de las estrategias, puedes documentarte y elegir uno de los métodos de gestión del tiempo existentes. Una recomendación sería aplicar un solo método a la vez. Si elige trabajar simultáneamente con varios, puede correr el riesgo de perder más tiempo tratando de aplicarlos que trabajando realmente.

Técnicas de gestión del tiempo.

La técnica se refiere a una forma precisa de realizar una tarea específica.

En consecuencia, una técnica de gestión del tiempo es una forma de trabajo específica para una situación específica. Podemos usarlos para abordar eventos predecibles en nuestras actividades, y así conseguiremos una notable reducción del tiempo dedicado a nuestras actividades rutinarias.

Infórmese sobre varias técnicas de gestión del tiempo y elija trabajar con la que más le convenga. Si lo cree necesario, puedes adaptarlos a sus propias necesidades. Lo más importante es obtener el resultado deseado.

Eficiencia VS Eficacia en la gestión del tiempo

¿Qué ganamos con una mejor gestión del tiempo? ¿Eficiencia o eficacia? Definitivamente, conseguiremos ambos. Sin embargo, sería recomendable aumentar nuestra efectividad primero. Más tarde, podemos trabajar en aumentar la eficiencia.

¿Por qué en este orden? Precisamente porque esos dos términos, aunque similares, definen nociones diferentes. De este modo:

• Ser efectivo significa que haces las cosas correctas que te ayudan a alcanzar tus metas. Es decir, haces exactamente las tareas y actividades que sirven a tu propósito.
• Ser eficiente significa que haces las cosas de la manera correcta. El problema es que a veces puedes estar haciendo las cosas mal. Por lo tanto, aunque lo hagas bien, es posible que no te ayude a lograr tus objetivos.

Por lo tanto, es importante trabajar efectivamente para lograr sus objetivos, y así podrá mejorar su eficiencia. En este caso tendemos a ser eficientemente efectivos. Lo que significa que vamos a trabajar en las cosas correctas de la manera correcta.

Al mismo tiempo, si no somos efectivos en nuestro camino hacia las metas propuestas, entonces la eficiencia se convierte en un factor irrelevante.

De la gestión eficaz del tiempo a la gestión eficiente del tiempo

Por lo tanto, para aplicar con éxito los mismos principios en la gestión del tiempo practicados por nosotros, tendríamos que hacer lo siguiente:

1. Practicar la gestión eficaz del tiempo, independientemente de la estrategia, el método o la técnica que se elija.
2. Mientras trabajamos, analizamos el proceso e identificamos oportunidades de mejora
3. Aplicarlos para que alcancemos una gestión eficiente del tiempo
4. Luego, esfuérzate constantemente por una gestión del tiempo eficientemente efectiva

Para un mejor ejemplo, enumeramos algunos de los pasos a seguir en este sentido.

• Establecer claramente el propósito y el momento de su consecución. Si no sabes exactamente a qué destino te diriges, nunca sabrás adónde ir. Además, ni siquiera sabrá si ya está allí o si todavía tiene que trabajar para ello.
• Establece los pasos a seguir hacia el objetivo elegido. Luego, pon todo en una lista y completa el intervalo de tiempo para cada actividad.
• Elabora una lista de tareas pendientes y organiza tu trabajo diario a través de ella. Sin duda, la lista de tareas pendientes es el elemento clave cuando se trata de la gestión del tiempo.

• Concéntrese en administrar lo que tiene que hacer y cómo hacerlo de manera más eficiente. De esto se obtendrá el tiempo correcto necesario para cada actividad, y el resultado será un trabajo de alta calidad.
• Anota todo esto en una agenda. No obstante, puede ser uno clásico en papel o incluso uno electrónico, el que creas más adecuado para ti. En primer lugar, tendrás que hacer esto para evitar perder el tiempo tratando de recordar cosas. En segundo lugar, no tendrá estrés causado por el temor de que pueda olvidar algunos detalles.
• Establécete y sigue estrictamente los plazos. Para empezar, debes estimar con la mayor precisión posible el tiempo necesario para todo lo que te propongas. Igualmente importante, debes tener en cuenta los plazos ya fijados. Por ejemplo, debe verificar que no se superpongan con la nueva planificación.
• De vez en cuando, revisa lo que has logrado de todo lo que te has propuesto. También, cómo has respetado tu propia planificación. En su caso, realice los ajustes necesarios.

• Prioriza con claridad. Para ello, establece y diferencia muy claramente lo urgente de lo importante. De lo contrario, corre el riesgo de pasar mucho tiempo con cosas que no lo llevarán a su objetivo.
• Antes de ir a trabajar, organízate. Entre otras cosas, elimine los factores que puedan interferir con su trabajo y le impidan alcanzar sus objetivos.

A través de la práctica constante, seremos capaces de

• establecer fácilmente nuestras prioridades y lograr los objetivos que nos hemos propuesto.
• estimar mejor el tiempo necesario para diferentes actividades.
• ver de un vistazo todas las tareas que se deben realizar hacia un objetivo.
• obtener más resultados por unidad de tiempo.
• lograr y mantener un mejor equilibrio en la vida profesional y personal.
• desarrollamos nuestra creatividad y adaptabilidad al cambio.
• mejorar notablemente la calidad de nuestras vidas.

¿Cuáles son sus habilidades de gestión del tiempo y cómo mejorarlas?

En general, las habilidades se refieren a nuestra capacidad para hacer algo bien, aprovechando nuestros conocimientos, experiencia práctica y aptitudes. Y, en este campo como en cualquier otro, nuestras habilidades pueden desarrollarse y mejorarse continuamente. Ciertamente, este enfoque nos ayudará a encontrar tiempo para todas las cosas que le gustaría hacer.

Si partimos del hecho de que el tiempo es un período determinado durante el cual se hace algo. Además, si tenemos en cuenta que, hagamos algo o no, el tiempo seguirá pasando. Además de darnos cuenta de que su fallecimiento será irreversible y nunca lo recuperaremos. Llegaremos a la conclusión de que realmente necesitamos desarrollar habilidades de gestión del tiempo. Más aún, ¡necesitamos que sean realmente eficientes! Todo esto, precisamente porque lo que logremos hacer en el tiempo que tenemos disponible es muy importante.

Algunas de las habilidades de gestión del tiempo que podemos desarrollar y mejorar están relacionadas con la forma en que

• establecer nuestras metas. Por ejemplo, en este sentido, podemos aplicar los principios de los objetivos SMART. Esto significa asegurarnos de que todos nuestros objetivos sean específicos, medibles, alcanzables, relevantes y de duración determinada.
• hacer la planificación. Sobre todo, nuestros planes deben estar muy claros. Especialmente, debemos incluir el mayor detalle posible sobre las tareas a realizar. Además, podemos considerar incluir los recursos que necesitamos. Y por supuesto, el elemento principal, el plazo de tiempo en el que tenemos que ejecutarlos.
• priorizar actividades. Por ejemplo, si consideramos el impacto que tienen en nuestro propósito, no todas las cosas son igualmente importantes o urgentes. Por lo tanto, cuanto más claramente establezcamos nuestras prioridades, más podremos enfocar nuestra energía en lo que realmente importa.
• hacer las cosas de una en una. Ya se ha demostrado que la multitarea es contraproducente. En consecuencia, tendremos que trabajar en una cosa a la vez si queremos tener una mayor productividad.
• evitar las distracciones y la procrastinación. Estos dos son fuertes enemigos de nuestra productividad tanto a nivel profesional como personal. Por este motivo, debemos evitarlos en la medida de lo posible.

La línea de fondo

Aunque no tenemos control sobre el paso del tiempo, aún podemos aprovecharlo al máximo. Y, ya ni siquiera parece tan difícil. Después de todo, solo tenemos que desarrollar y mejorar nuestras habilidades de gestión del tiempo y lo lograremos.

¿Qué herramientas de gestión del tiempo puedes usar?

Para simplificar la forma en que realizamos nuestras actividades, tenemos la posibilidad de elegir entre multitud de herramientas.

Por ejemplo, existen herramientas con aplicabilidad a cómo planificamos nuestras actividades. También hay algunos que se pueden aplicar a la forma en que medimos y controlamos el tiempo dedicado a realizar ciertas actividades. O, por qué no, podemos usarlos para priorizar mejor nuestras cosas.

Teniendo en cuenta el hecho de que utilizará estas herramientas de gestión del tiempo en su vida diaria, sería bueno elegir algo que se adapte perfectamente a usted.

• En primer lugar, le tienen que gustar y disfrutar usándolos. Especialmente, porque los usará constantemente todos los días.
• En segundo lugar, debe ser una solución simple. Después de todo, solo desea optimizar su trabajo, no complicarlo.
• En tercer lugar, por el mismo motivo que el anterior, elija uno que incluya tantas funciones como necesite.

Estos son algunos ejemplos de dichas herramientas que puede utilizar cuando queremos mejorar sus habilidades de gestión del tiempo. Para facilitar su seguimiento, los presentamos agrupados según el área de aplicación.

Herramientas de gestión del tiempo para la priorización

Matriz de Eisenhower, que es una herramienta simple para la toma de decisiones que se puede aplicar de inmediato y tiene una eficacia comprobada. En definitiva, se trata de categorizar tus actividades según su importancia y urgencia.

Sistema 4D que te ayuda a tomar las decisiones correctas sobre tus tareas. Funciona como un filtro a través del cual tienes que pasar por tus tareas. Y los elementos de filtro son Borrar, Delegar, Aplazar y Hacer.

Código de colores del Calendario de PlanArty. La aplicación le permite establecer su propio código de color para las actividades planificadas.

Herramientas de gestión del tiempo para la planificación

Un calendario. Úselo en el formato que prefiera, papel o electrónico. Aparte de la planificación en sí, también le ayudará a ver su agenda de un vistazo.

Una lista de tareas bien preparada. Por supuesto, incluirá en este las actividades a realizar, en base a las prioridades establecidas previamente. Además, es preferible establecer plazos para cada tarea. Así, podrá planificar sus actividades de forma realista.

Una aplicación de software que le permite preparar su lista de tareas pendientes directamente en su calendario para que pueda ver sus planes en tiempo real. De esta manera, no correrá el riesgo de superponer tareas en la misma cantidad de tiempo.

Herramientas de gestión del tiempo para el seguimiento del mismo

En este caso, puede usar un diario, una hoja de cálculo o un software de seguimiento del tiempo. Por supuesto, recomendaríamos este último. Además de ser muy fácil de usar, también es muy preciso en cuanto a las grabaciones. Además, le evita perder el tiempo con todo tipo de cálculos. Incluye informes que le brindan todos los datos que necesita, calculados con precisión.

Herramientas de gestión del tiempo para agilizar la actividad

Una solución de gestión del tiempo es imbatible en este sentido. Todo sucede en un flujo de trabajo continuo. Definitivamente es la mejor manera para la gestión del tiempo eficientemente eficaz.

¿Qué utilidad tiene el software en la gestión del tiempo?

El uso de software especialmente diseñado es beneficioso y ayuda mucho en la gestión del tiempo. Ciertamente no tenemos ninguna duda al respecto.
En primer lugar, el uso de estos programas nos ayuda a ser más efectivos, eficientes y productivos. Y esto se aplica tanto a la productividad personal como a la profesional.

Son fáciles de usar y ofrecen muchas funciones para cubrir la mayor parte de nuestras necesidades. Por ejemplo, con la solución de gestión del tiempo PlanArty, nos beneficiamos de características, herramientas y técnicas que cubren las siguientes áreas:

Funciones de gestión del tiempo

• Seguimiento del tiempo
• Lista de quehaceres
• Tareas de algún día
• Calendario

Características comerciales

• Estimaciones/Cotizaciones
• Desglose del proyecto
• Hoja de tiempo detallada
• Facturación

Impulsores de la productividad

• Flujo de trabajo continuo
• Día planificado frente a día real
• Exportación excel

Además, nos hacemos más conscientes de todo lo que hacemos y de los «tiempos muertos» de nuestra agenda. Por lo tanto, podemos tomar medidas oportunas. Además, definitivamente nos desharemos del estrés causado por la idea de que tal vez nos olvidamos de hacer algo.

Además, los informes de dichas aplicaciones muestran muy claramente los pros y los contras de su gestión del tiempo. Sabrás exactamente lo que tienes que mejorar y llegarás más rápido a los resultados deseados.

Es nuestro momento, así que depende de nosotros aprovecharlo al máximo. Especialmente ahora que podemos hacer esto mucho más fácil con programas de seguimiento de tiempo como PlanArty.

El tiempo vuela, el tiempo vuela, el tiempo pasa… Sigamos adelante con el paso del tiempo, para aprovechar y disfrutar cada segundo al máximo. ¡Podemos tener tiempo para todo lo que queremos hacer!