Eisenhower Matrix, la famosa estrategia de incremento de la productividad, es una herramienta sencilla para la toma de decisiones. Puede ser utilizado por cualquier persona en cualquier momento, se puede aplicar de inmediato y tiene una eficacia comprobada.
Con la ayuda de la Matriz de Eisenhower, puede determinar fácilmente las prioridades de sus tareas según su urgencia e importancia. Al mismo tiempo, le ayuda a identificar rápidamente las tareas que deben delegarse o dejarse intactas.
Cómo se creó la Matriz de Eisenhower
Eisenhower Matrix recibió su nombre en honor a Dwight D. Eisenhower (14 de octubre de 1890 – 28 de marzo de 1969), el 34º presidente de los Estados Unidos (1953-1961)
El 19 de agosto de 1954, Eisenhower se dirigió a la Segunda Asamblea del Consejo Mundial de Iglesias, Evanston, Illinois. Durante su discurso, citó a un ex presidente de la universidad y dijo: «Tengo dos tipos de problemas, los urgentes y los importantes. Los urgentes no son importantes y los importantes nunca son urgentes».
Esta cita fue posteriormente retomada y procesada por Stephen R. Covey (24 de octubre de 1932 – 16 de julio de 2012), educador, autor, hombre de negocios y orador principal estadounidense.
En su libro Los Siete Hábitos de la Gente Altamente Efectiva, que es un libro de superación personal, el tercer hábito es aquel según el cual uno debe “Poner Primero lo Primero”
Poner primero lo primero significa organizar y ejecutar en torno a sus prioridades más importantes. Es vivir y ser impulsado por los principios que más valoras, no por las agendas y fuerzas que te rodean.
Stephen R. Covey
Los principios básicos de la Matriz de Eisenhower
La Matriz de Eisenhower funciona como una matriz de decisión. Esto significa que te permite categorizar tus actividades según su importancia y urgencia. De esta manera, a medida que hagas un progreso real en tu vida, también lograrás mantener un buen equilibrio entre tu vida personal y profesional.
Al organizar tareas en Eisenhower Matrix, obtendrás los siguientes tipos de actividades que se supone que deben reaccionar correctamente:
- Importante y Urgente: Realizarás estas tareas inmediatamente
- Importante pero no urgente: programarás estas tareas para realizarlas más tarde
- No importante pero urgente: en la medida de lo posible, intenta delegar estas tareas a otra persona
- No importante, no urgente: puedes dejar de hacer estas actividades
Aplicando la Matriz de Eisenhower paso a paso
Teniendo en cuenta que
- Las actividades importantes son aquellas que te llevan a cumplir tu propósito, tanto en lo profesional como en lo personal. Se logran a través de la planificación y la organización.
Y
- Las actividades urgentes requieren una acción inmediata y vienen con claras consecuencias por no completarlas, pero en algún momento, se vuelve estresante si solo nos ocupamos de ellas.
Obtenga su lista de tareas pendientes y enmarque sus actividades en la Matriz de Eisenhower de la siguiente manera:
- Importante y Urgente: reuniones, crisis, problemas de clientes, emergencias sanitarias, plazos de última hora, proyectos, problemas apremiantes
- Importante pero no urgente: planificación, construcción de relaciones, tareas regulares, crecimiento personal, aprendizaje, redes profesionales
- No importante pero urgente: algunas llamadas telefónicas o correos electrónicos, interrupciones de colegas o familiares, algunas solicitudes, reuniones irrelevantes
- No importante, no urgente: juegos, redes sociales, Internet, TV, pausas para el café
Hay algunas cosas que podría considerar al trabajar con la Matriz de Eisenhower:
Prepare una lista general de tareas para incluir todas las actividades que tiene que hacer
- Establezca para cada cuadrante de la matriz un número máximo de actividades que pueda encuadrar
- Enmarque las actividades de la lista de tareas pendientes en la matriz, cada una donde pertenezca
- Haga su planificación para el día siguiente la noche anterior
- Establezca intervalos de tiempo en los que desee realizar determinadas actividades
- Comience su día con la actividad más importante
- Manténgase enfocado y evite en lo posible cualquier distracción de lo que haga
Beneficios de usar la Matriz de Eisenhower
Desde el principio, te organizarás mucho mejor y trabajarás de forma mucho más eficiente. Los resultados aparecerán en breve porque la productividad mejorará considerablemente y esto se reflejará de inmediato en los ingresos y las ganancias.
Con el tiempo, a medida que utilices la Matriz de Eisenhower, terminarás dirigiendo más y más prioridades hacia la sección Importante pero no urgente. Esta sección aumenta tu eficacia y te ayuda a lograr un crecimiento profesional y personal notable.
Istvan Meszaros
Mariana Holostenco
