El Método Ivy Lee se basa en priorizar tus tareas diarias y la peculiaridad del método es que limita su número de tareas máximas a 6 diarias.
El creador de este método es el experto en publicidad Ivy Lee (16 de julio de 1877 – 9 de noviembre de 1934), que también es reconocido como el fundador de las relaciones públicas modernas.
El método parece haber surgido como resultado de la colaboración entre su firma de relaciones públicas Ivy Lee & Associates y Bethlehem Steel Company.
¿Cómo se creó este método?
La compañía estadounidense era, en ese momento, uno de los mayores productores de acero y constructores navales del mundo y había invertido mucho para aumentar la producción de placas de blindaje utilizadas en la construcción de buques de guerra. Surgieron algunos problemas cuando el Congreso aprobó un proyecto de ley que autorizaba al gobierno a construir instalaciones similares. Lo que hizo Ivy Lee en este caso fue orquestar una gran campaña de relaciones públicas para detener la planta del gobierno como una pérdida de dinero de los contribuyentes.
Pero la colaboración de Ivy Lee con esta empresa no se limitó a la situación presentada anteriormente. Parece que Charles M. Schwab, el presidente de Bethlehem Steel Corporation, buscaba constantemente aumentar la eficiencia de su equipo. En este sentido, solicitó ayuda a Ivy Lee y la solución ofrecida fue la priorización de tareas, exactamente lo que hoy se conoce como el método Ivy Lee.
Aparentemente, esta simple solución fue tan eficiente que Charles M. Schwab se refirió a ella como el consejo más rentable que había recibido.
Principios básicos del Método Ivy Lee
Los principios básicos y las reglas para aplicar el método Ivy Lee son extremadamente simples. Lo más probable es que esta sea también la razón por la cual el método es muy efectivo y continúa aplicándose hasta el día de hoy.
- Elige 6 tareas diarias en las que quieras trabajar
- Acércate a ellas en el orden establecido
- Finaliza la tarea ya iniciada y solo entonces inicia la siguiente
- Mueve los elementos sin terminar a la lista para el día siguiente
Aunque a primera vista pueda parecer superficial, hay que tener en cuenta que tuvo resultados extraordinarios desde el principio y el hecho de que estos resultados aparecieran en una de las mayores empresas siderúrgicas y de construcción naval del siglo XX. Por lo tanto, no hay duda de su probada eficacia.
Aplicando el método Ivy Lee paso a paso
Cualquiera puede aplicar el método Ivy Lee en cualquier campo. Ya se trate de priorizar las tareas diarias en la vida personal o profesional, los resultados obtenidos serán igual de notables. Estos son los pasos a seguir:
1. Haz una lista general de cosas por hacer y anota todas tus tareas en orden de importancia
Anota en orden de importancia todas las actividades que necesitas o quieres realizar en el próximo periodo. Puedes considerar actividades tanto a corto como a largo plazo. Con el tiempo, a medida que se te ocurran ideas, agrégalas todas a esta lista. El saldo se mantendrá porque, a medida que trabajes en ellas, se convertirán en actividades completadas y las eliminarás de esta lista.
¿Cómo priorizar tus tareas diarias?
La característica más importante según la cual puede priorizar sus tareas diarias es su importancia. Y su importancia radica en la influencia que tendrá la respectiva tarea en el cumplimiento de la meta a la que se dirige. Por lo tanto, es desde este punto de vista que debe estimar sus tareas. ¿Cuánto le ayuda hacer y lograr una determinada tarea para acercarse a su meta?
Para una evaluación objetiva de la prioridad de las tareas diarias, puede utilizar, por ejemplo, el Matriz de Eisenhower. Este también se denomina Matriz Importante Urgente y es un matriz de decisiones en la que se enmarcan las tareas según su importancia y urgencia. Es muy sencillo de aplicar, proporciona resultados inmediatos y, con el tiempo, te formará una manera de pensar muy útil en la toma de decisiones de cualquier índole.
Puede encontrar más detalles sobre esto y cómo usarlo en el artículo Matriz importante urgente, una herramienta de eficiencia de la lista de tareas pendientes . Además, desde el mismo artículo, puede descargar las plantillas de matrices en formato Excel, Word, PDF e impreso.
2. Analice la lista general de tareas pendientes y elija 6 tareas importantes para realizar
El método Ivy Lee recomienda reservar al final de cada día unos minutos para analizar la lista general de tareas pendientes y hacer tu planificación para el día siguiente. Elige de la lista general las 6 actividades que quieres hacer al día siguiente y planifícalas por orden de importancia. Si las actividades se pueden dividir en varias tareas más pequeñas, hágalo. Incluye la cantidad de tiempo que asignas a cada tarea.
¿Por qué planificar tu día la noche anterior?
Porque así por la mañana no perderás el tiempo intentando decidir qué hacer. Además, comenzarás tu día de buen humor, dado que sabes exactamente lo que tienes que hacer a continuación y lo que quieres lograr ese día. Otra ventaja de planificar el día la noche anterior es que una vez hecha la lista, no pensará activamente en ella hasta el día siguiente. Este enfoque le permite concentrarse en sus actividades diarias y aprovechar al máximo su tiempo.
También es importante que durante este tiempo el subconsciente pueda ofrecerte soluciones notables. Hasta la mañana siguiente, cuando comience a trabajar en las tareas diarias, es posible que se le ocurran ideas que lo ayuden a realizarlas de una manera diferente, más eficiente.
3. Comienza tu día trabajando en la primera tarea planificada
Respeta la planificación realizada la noche anterior y comienza a trabajar en tu primera tarea planificada. Si haces las cosas en el orden establecido la noche anterior, evitas perder el tiempo por la mañana tratando de decidir qué hacer primero. Sabe exactamente qué hacer, por lo que puede comenzar a trabajar de inmediato.
¿Cómo comenzar tu día con éxito?
Si seguiste el paso anterior y organizaste tu lista de tareas por orden de importancia de las actividades, significa que lo primero que tienes que hacer al día siguiente es la tarea más importante del día. Por ello, es fundamental que empieces a trabajar en esta tarea cuanto antes y la completes.
Es un método muy efectivo para evitar demoras innecesarias y te ayuda a lograr resultados visiblemente mejorados en términos de eficiencia y productividad. Además, el hecho de que logres completar la tarea más importante del día es un logro en sí mismo. Como todos sabemos, los logros son motivadores muy grandes. Por lo tanto, se beneficiará de este impulso a lo largo del día.
4. Termina lo que estás trabajando y solo entonces comienza el siguiente
Cuando trabaje con el método Ivy Lee, primero debe completar la actividad que comenzó, y sólo más tarde puede pasar a la siguiente. Se recomienda no dejar cosas sin terminar porque habrá que volver a ellas y retomar el trabajo. De esta manera, corre el riesgo de perder un tiempo precioso haciendo malabares con las tareas.
La monotarea es una de las claves para una mayor eficiencia
Está científicamente comprobado que la multitarea no es eficiente. Cuando nuestra atención está dividida entre varias actividades es casi imposible ser cuidadoso y correcto en todo lo que hacemos. Además, cada vez que cambiamos de actividad, perdemos tiempo intentando centrarnos en la nueva.
Por tanto, lo más probable es que no terminemos lo que teníamos que hacer en el plazo óptimo y los resultados finales tampoco tendrán la mejor calidad. Si además tenemos en cuenta que hay muchas posibilidades de que tengamos que retomar la actividad para corregir los errores, nos damos cuenta de que esta forma de trabajar no es en modo alguno eficiente ni productiva.
Es por estas razones que se recomienda centrar nuestra atención en una tarea a la vez. De esta manera, tenemos la oportunidad de cumplirlo cuidadosamente, y seguramente nos llevará menos tiempo completarlo. Además, la calidad del producto final será claramente superior en esta situación.
5. Si quedan tareas inconclusas, muévelas a la lista para el día siguiente
También existe la posibilidad de que las actividades planeadas tarden más de lo previsto, o que ocurra algún imprevisto que arruine tu planificación. Incluso en este caso, continúa siguiendo el orden planificado y lo que no se ha completado, puedes reprogramarlo para el día siguiente.
Cíñete a tus planes tanto como sea posible, pero sé flexible cuando sea necesario
Cuando haces un horario para el día siguiente, tienes en cuenta la situación conocida en el momento en que lo haces. Pero ciertas cosas pueden ir de otra manera al día siguiente y es posible que te encuentres en una situación en la que, por ejemplo, no puedas completar una de las tareas que tienes en la lista. O tal vez ni siquiera puedas manejarlo en absoluto.
Específicamente, ¿qué haces en esta situación?
Si es posible, incluye esa tarea en la lista de tareas pendientes para el día siguiente. Ponlo exactamente en el orden que corresponda según la importancia de las tareas que tengas que hacer en ese momento. Pero si tiene que terminarlo hoy, vuelve a evaluar las siguientes tareas y ve cuál se puede mover al día siguiente.
PlanArty es una solución de gestión del tiempo que brinda a sus usuarios la posibilidad de copilar sus listas de quehaceres directamente en el calendario . Así, pueden aprovechar el panorama general de sus planes y evitar sobrecargar la agenda diaria o superponer tareas diarias. Además, cuando sea necesario, pueden adaptar su programa muy fácilmente, reorganizando sus tareas con arrastrar y soltar.
6. Retoma y aplica este proceso diariamente
La constancia es uno de los factores que influye positivamente en los resultados que obtienes con el Método Ivy Lee. Al trabajar así a diario, te aseguras de completar a tiempo todas las actividades que te has propuesto.
En general, los resultados de una actividad ocasional no se pueden comparar con los resultados obtenidos con las actividades que realizamos repetidamente. Lo mismo sucede con este método.
En cierto modo rendirás si lo aplicas sólo de vez en cuando, y de forma muy diferente si lo haces a diario.
Aplicando este método regularmente, obtendrás mejores resultados de un día para otro.
Estos son algunos de los cambios más visibles que notarás:
- excluyes fácilmente las tareas innecesarias de su lista de tareas, desde el principio
- serás capaz de priorizar tareas más fácilmente porque tomará la decisión correcta más rápido
- serás más eficiente y será más fácil respetar la planificación y el tiempo asignado a cada tarea.
Beneficios de usar el método Ivy Lee
- Empiezas el día relajado, sin tener que tomar decisiones a primera hora de la mañana, porque ya lo has hecho la noche anterior.
- Realizas tu actividad sin estresarte porque sabes tanto lo que tienes que hacer en el momento presente como lo que debes hacer a continuación.
- Trabajas más concentrado precisamente porque el método se basa en la monotarea y toda tu atención se puede dirigir a la actividad realizada.
- Te motiva a seguir adelante porque a diario notas tus logros.
Mariana Holostenco
Istvan Meszaros