¿Cuándo necesitamos bloqueo de tiempo?
Fernando es un escritor de artículos talentoso. Trabaja como autónomo para muchos clientes en múltiples proyectos. Se pasa todo el día frente a su computadora. Sin embargo, sus ingresos son mucho menores que los de Ana, una compañera freelance y querida amiga de Fernando.
Para saber qué está haciendo mal, Fernando decide pedirle ayuda.
Llama a Ana y acuerdan encontrarse para tomar un café al día siguiente.
- Hola, Ana.
- Hola, Fernando.
- ¿Cómo estás? ¿Qué hay de nuevo?
- ¡Oh, estoy genial, gracias! Acabo de terminar una serie de artículos para un gran cliente, así que ahora me tomo un par de días libres y luego vuelvo al trabajo 🙂 ¿Y tú, Fernando?
- Estoy bien también. Muchos proyectos, grandes clientes. Sin embargo, tengo algunos problemas. Sabes que estoy frente a mi computadora todo el día. Estoy cobrando las mismas tarifas que usted, pero aún así: mis ingresos son inferiores al promedio en este negocio. Escribir un artículo me lleva mucho más tiempo de lo que calculé inicialmente. Y la mayoría de los días, por la noche, no puedo contar más de 3 o 4 horas de trabajo real.
¿Qué es el bloqueo de tiempo?
- Bien, esto me suena familiar. Yo también he estado allí 🙂 – responde Ana.
- ¿Cómo solucionaste estos problemas?
- Bueno, Fernando, todos estos problemas tienen una sola causa: una mala gestión del tiempo. Desde hace muchos años, he estado usando el bloqueo de tiempo. Es una técnica de administración del tiempo simple pero poderosa en la que divides tu día en bloques de tiempo. A continuación, utiliza cada bloque para realizar una tarea específica o un grupo de tareas. Debe construir estos bloques de tiempo priorizando sus tareas. Es una buena práctica ahorrar tiempo para sus tareas más esenciales en la parte del día en la que es más productivo. Te mostraré un poco más adelante cómo determinar cuándo tu productividad está en su punto máximo y cómo construir tu horario usando bloques de tiempo.
¿Por qué es efectivo el bloqueo de tiempo?
- En primer lugar, ¿puedes decirme cómo es un día típico para ti, Fernando?
- Por supuesto. Aquí está:
- Me despierto por la mañana, preparo mi café y reviso mis correos electrónicos. Respondo a algunos de ellos y guardo algunos para procesarlos en el futuro.
- Después de esto, reviso mi lista de artículos sin terminar y empiezo a trabajar en el más urgente.
- Por supuesto, respondo de inmediato si llega un nuevo correo electrónico, llamada telefónica o mensaje.
- También reviso mis cuentas de redes sociales de vez en cuando, solo para estar en contacto con mis amigos y…
- Y antes de que te des cuenta, es el final del día, ¿verdad? – interrumpe Ana.
- ¡SÍ!
- Bueno, no me sorprende que tengas problemas de productividad. Pero aquí están las buenas noticias: el método de bloqueo de tiempo será perfecto para ti, resolviendo todos estos problemas. ¿Y sabes qué? Tengo un bonito regalo para que celebres tu voluntad de mejorar. Diseñé un gráfico que muestra por qué este método es tan eficiente. Lo tengo en mi pared, como un incentivo para usarlo todos los días de mi vida. Toma, te lo envié a tu teléfono.
¿Por qué es efectivo el bloqueo de tiempo?
Previene la procrastinación
Cuando comienzas tu día, ya tienes un plan concreto sobre en qué trabajar y cuándo. Solo tienes que seguir este plan y completar una tarea tras otra.
Desalienta la multitarea
Te concentrarás en el trabajo que tienes entre manos y nada más. Esto aumentará tu productividad, ya que está comprobado que el cerebro humano no es bueno para realizar múltiples tareas .
Te ayuda a decir “NO”
Es difícil decir NO, especialmente a un amigo o cliente. Sin embargo, decir siempre que sí es peligroso porque dejas de trabajar en tu tarea. Por lo tanto, ese trabajo quedará inconcluso. Pero si ya tiene su horario exacto, puede decir que no es más fácil y agregar la nueva tarea a su cola de espera.
Soporta la priorización de tareas.
No todo lo que tienes que hacer tiene la misma importancia y prioridad. Cuando haces tu agenda con la mente clara y no en el calor del momento, puedes priorizar fácilmente tus tareas y eliminar las que no son importantes. Te mostraré exactamente cómo hacer esto más adelante, cuando construyas tu agenda.
Fomenta una rutina diaria
Es un hecho bien conocido que funcionamos mejor cuando tenemos hábitos bien definidos. Construir su horario usando el método de bloqueo de tiempo facilita la creación de tal rutina diaria.
Involucra tu subconsciente
Debido a que haces o revisas tu horario diario la noche anterior, durante la noche, tu subconsciente comenzará a trabajar en algunas de las soluciones, como explica Brian Tracy.
- ¡Está empezando a tener sentido ahora! Estoy seguro de que esta foto terminará en mi pared también. ¡Gracias! – exclama Fernando felizmente.
- ¡Excelente! Entonces, ¿estás listo para profundizar y comenzar a usar el método de bloqueo de tiempo?
- ¡Claro, Ana! ¡Ciento diez por ciento listo!
¿Cuándo eres más productivo?
- Bien, Fernando. Pero antes de continuar, debes prometerme que seguirás el plan durante al menos 1 mes. De lo contrario, tomemos nuestro café, charlemos un poco y vámonos a casa, porque todo lo demás no es más que una pérdida de tiempo 🙂
- ¡No, no, por favor! Prometo aplicar el método de bloqueo de tiempo. Es increíblemente frustrante para mí saber que soy un buen escritor, sé que trabajo mucho y, sin embargo, no logro casi nada.
- Excelente. El primer paso es determinar cuándo eres más productivo durante el día. Yo, por ejemplo, soy un “búho nocturno”. Esto significa que me acuesto tarde, me despierto tarde y mis horas más productivas son al final de la tarde y temprano en la noche. Entonces, programo las tareas más críticas y exigentes, como escribir el artículo, en la segunda parte del día. En la primera parte del día, hago los trabajos menos exigentes, como investigar nuevos datos, responder correos electrónicos, etc.
- Bueno, yo soy todo lo contrario, Ana.
- Entonces eres una “persona mañanera”. Esto significa que su momento más productivo es por la mañana. También debe hacer un horario de sueño basado en la cantidad de sueño que necesita. Puede encontrar una calculadora de sueño en este completo artículo. También puedes aprender más sobre qué tipo de persona eres, cuál es tu cronotipo, cómo puedes aumentar aún más tu productividad tomando una siesta y muchos más consejos útiles.
Guía práctica de bloqueo de tiempo
Bien, ahora que conoces todos los conceptos básicos sobre este método de administración del tiempo, comencemos y construyamos un horario diario. Te mostraré una guía de 3 pasos, así que podría decir que es tan fácil como 1-2-3 😉
Tareas semanales
Cree una lista de todas las tareas que desea realizar en la próxima semana.
Horario diario
Para cada día, haga un horario exacto que contenga en qué trabajo trabajará de su lista semanal y cuándo.
No dejes ninguna tarea atrás
Cada día, debe volver a mover las tareas pendientes a la lista semanal o debe reprogramarlas.
- Entonces, Fernando, déjame explicarte cada paso con más detalle. Pero primero, rellenemos nuestro café 😜
Paso 1 – Lista de tareas semanales
Debe pasar 30 minutos, 1 hora cada domingo haciendo una lista de todas las tareas que desea realizar en la próxima semana.
Aquí hay algunos consejos que he aprendido de mi experiencia:
Haga una estimación aproximada de cuánto tiempo debe tomar cada tarea. Sin esto, será casi imposible construir su horario diario.
No exagere. Sea realista en cuanto a lo que puede hacer. De lo contrario, solo te preparas para el fracaso.
Prioriza tus tareas. Como te prometí antes, aquí hay un excelente método para hacerlo. Se llama matriz de decisión. Tienes 4 cuadrantes de un rectángulo:
Q1 – Tareas importantes y urgentes. Póngalos en su lista de tareas pendientes.
Q2 – Tareas importantes pero no urgentes. Deje estos para el final de su lista si habrá espacio en ella después de todas las tareas de tipo Q1. Si no, programarlos para revisión el próximo domingo.
Q3 – Tareas no importantes, pero urgentes. Trate de delegar esto a otra persona.
Q4 – Tareas no importantes y no urgentes. Solo olvídate de estos.
- Entonces, ¿puedes decirme algunas cosas que quieres lograr la próxima semana?
- Claro – responde Fernando – aquí está:
| Material de investigación para un artículo sobre comida sana para gatos. |
| Terminar de escribir el artículo sobre los beneficios del té de menta. |
| Escribir el post semanal de mi blog. |
| Compartir esta publicación en mis cuentas de redes sociales. |
| Escribir una publicación breve para mi perfil de LinkedIn. |
- OK, Fernando. Ahora calculemos cuánto tiempo tomará cada tarea.
- Por supuesto. Creo que estas son algunas estimaciones bastante buenas:
| Material de investigación para un artículo sobre comida sana para gatos. | 5 horas |
| Termina de escribir el artículo sobre los beneficios del té de menta. | 6 horas |
| Escribir el post semanal de mi blog. | 2 horas |
| Comparte esta publicación en mis cuentas de redes sociales | 5 minutos |
| Escribir una publicación breve para mi perfil de LinkedIn. | 1 hora |
- Ya podemos ver el primer problema, Fernando. ¡Tu lista contiene trabajo para solo 14 horas y 5 minutos, para una semana entera!
Fernando mira a Ana con cara de niño avergonzado y admite en voz baja que, según su experiencia, incluso esta lista es optimista.
- ¡Oh, pero esto es genial, Fernando! ¡Significa que hay mucho margen de mejora! ¿Puedes agregar algunos elementos más a tu lista?
- Por supuesto. Hay algunos artículos para los que estoy atrasado en los plazos. Y también hay algunas tareas personales que me gustaría hacer.
- Terminar mi serie de 3 artículos sobre los beneficios de la papa azul y cómo cultivarla.
- Terminar el artículo sobre la mejor comida seca para pastores alemanes.
- Reúnir datos para una serie de artículos sobre el mejor equipo de campamento para grandes altitudes.
- Comenzar a trabajar en mi libro electrónico gratuito sobre cómo encontrar buenas palabras clave.
- Escribir un artículo para Medium sobre cómo ser un escritor independiente.
- Comprar algunas cosas que necesito para mi cocina.
- Pasar por el veterinario.
- ¡Excelente! Entonces, su lista final de tareas pendientes semanales se ve así:
| Material de investigación para un artículo sobre comida sana para gatos. | 5 horas |
| Termina de escribir el artículo sobre los beneficios del té de menta. | 6 horas |
| Escribir el post semanal de mi blog. | 2 horas |
| Comparte esta publicación en mis cuentas de redes sociales | 5 minutos |
| Escribir una publicación breve para mi perfil de LinkedIn. | 1 hora |
| Terminar mi serie de 3 artículos sobre los beneficios de la papa azul y cómo cultivarla. | 8 horas |
| Terminar el artículo sobre la mejor comida seca para pastores alemanes. | 4 horas |
| Reunir datos para una serie de artículos sobre el mejor equipo de campamento para grandes altitudes. | 6 horas |
| Comenzar a trabajar en mi libro electrónico gratuito sobre cómo encontrar buenas palabras clave. | 4 horas |
| Escribir un artículo para Medium sobre cómo ser un escritor independiente. | 5 horas |
| Comprar algunas cosas que necesito para mi cocina. | ? horas |
| Pasar por el veterinario. | ? horas |
- ¡Buena lista, Fernando! Tienes un total de más de 41 horas programadas para la próxima semana.
Consejo PRO
Cuando construyas tu lista de tareas semanales, recuerda que necesitarás algo de tiempo extra para las actividades “habituales” y las inesperadas que no puedes posponer.
Algunos ejemplos incluyen
- revisando sus correos electrónicos todos los días y respondiendo a algunos de ellos;
- devolver algunas llamadas telefónicas;
- ir al banco a renovar tu tarjeta de crédito;
- citas con el dentista.
Aquí puede encontrar algunas plantillas para imprimir o descargar si desea hacer su horario en papel o en archivos.
Plantillas de listas de tareas semanales
Plantilla simple de lista de tareas semanales: Google Docs , Excel, PDF
Plantilla de lista de tareas semanales con tiempo estimado: Google Docs , Excel, PDF
Plantilla de lista de tareas semanales con tiempo e importancia estimados: Google Docs , Excel, PDF
- Uso una aplicación en línea, PlanArty , en lugar de la gestión del tiempo en papel. Es mucho más fácil y accesible y tiene funciones dedicadas al método de bloqueo de tiempo. Aquí, déjame mostrarte de lo que estoy hablando:
Simplemente creo un nuevo elemento pendiente con todas las tareas que deseo realizar la próxima semana. Especifico la fecha de inicio como lunes y la fecha de finalización como domingo, sin especificar la hora. Aquí está su lista para la próxima semana:
Una vez que guardes esta lista, ya que no especificas la hora y solo las fechas, PlanArty lo considerará un Evento de todo el día:
- Verás, Fernando, lo muestra como un solo evento que se extiende a lo largo de toda la semana.
- Esto es realmente agradable, Ana. El único problema es que no tengo una cuenta de PlanArty.
- No hay problema. Simplemente ve a la página de registro y crea una cuenta ahora. Solo necesitas una dirección de correo electrónico y una contraseña.
- Oh, genial. Lo hice. Ahora podemos crear mi horario real.
Paso 2 – Haz tu horario diario
- Entonces, ahora que tenemos su lista de tareas semanales, construyamos su horario diario. Te ayudaré con el lunes y tú puedes hacer el resto tú solo, ¿de acuerdo?
- ¡Claro, Ana!
- Pero antes de eso, te daré algunos consejos.
PRO TIP
- Agrupa algunas de tus tareas
- Agrupa el viaje al veterinario con la compra de algunas cosas para tu cocina. De esta manera, no tienes que salir dos veces.
- Revise sus correos electrónicos y devuelva sus llamadas telefónicas en un bloque de tiempo, ya que ambas son acciones cortas y repetitivas.
- Deje tiempo para un breve descanso entre actividades.
- Evite la programación excesiva: aunque Bill Gates y Elon Musk programan sus tareas en incrementos de 5 minutos, todavía no hemos llegado 🙂 No use bloques de tiempo demasiado pequeños. El resultado será que pasará más tiempo cambiando entre tareas que trabajando en ellas.
- Construya hábitos diarios tanto como sea posible. Los estudios demuestran que tener una rutina diaria es beneficioso para nuestra salud y productividad. Por lo tanto, siempre que sea posible, programe las mismas tareas a la misma hora todos los días.
- Revisa tus correos electrónicos todos los días a las 14:00, por ejemplo.
- Haz siempre tus ejercicios a las 07:00.
- Realiza búsquedas para tus artículos todos los días entre las 10:00 y las 15:00.
Ahora vamos a crear su horario exacto para el lunes. Recuerda desde el comienzo de nuestra conversación, ya que eres una persona madrugadora, comenzarás temprano y planificarás tus trabajos más difíciles en la primera parte del día.
| Acción | Desde | Hasta |
|---|---|---|
| Deporte | 07:00 | 07:30 |
| Ducha, rutina matutina | 07:30 | 08:00 |
| Terminar de escribir el artículo sobre los beneficios del té de menta | 08:00 | 11:00 |
| Descanso | 11:00 | 11:20 |
| Terminar de escribir el artículo sobre los beneficios del té de menta | 11:20 | 14:20 |
| Leer correos electrónicos, devolver llamadas telefónicas | 14:20 | 14:40 |
| Descanso | 14:40 | 15:00 |
| Material de investigación para un artículo sobre comida sana para gatos | 15:00 | 17:00 |
- Como puedes ver, Fernando, el proceso es simple. Mueves las tareas de tu lista semanal a tu agenda diaria. Puede descargar algunas plantillas gratuitas para los horarios diarios aquí.
Plantillas de horarios diarios
Horario diario: Google Docs , Excel, PDF
Horario diario – por hora: Google Docs , Excel, PDF
Horario semanal – por hora: Google Docs , Excel, PDF
- C¿Me puedes ayudar a armar mi horario para el lunes en PlanArty, por favor?
- Seguro. Abre tu lista semanal y selecciona el trabajo que deseas programar. Luego presiona «Crear nuevo elemento de tarea pendiente a partir de la selección». En la nueva pantalla, especifica la fecha y la hora exactas. PlanArty crea la nueva tarea pendiente y la elimina de la lista semanal.
Simplemente presiona el botón verde y aparecerá la nueva pantalla. Allí, puedes especificar la fecha y la hora exactas:
Aquí también puedes especificar el proyecto, la actividad, el cliente y la tarifa por hora para este trabajo. De esta forma, a fin de mes, PlanArty te brinda reportes acumulativos agrupados por cliente, actividad y proyecto. Esto hace que la facturación sea mucho más fácil, ya que puedes hacerlo directamente desde la aplicación.
Veamos qué sucede una vez que presiones el botón Guardar:
- Lo entiendo, Ana. Permíteme hacer mi horario de lunes todos juntos como discutimos anteriormente.
- Tú haz eso Fernando. Mientras tanto, compraré algunos helados. ¿Cuál te gusta?
- Chocolate, con trocitos de chocolate y glaseado de chocolate 😁
- Bien, tal vez pueda encontrarte una cuchara de chocolate también 😜
Ana se va y en un par de minutos regresa con dos deliciosos helados.
- Entonces, Fernando, ¿cómo es tu horario?
- Aquí está. Creé las tareas pendientes directamente desde mi horario semanal. Luego creé nuevos elementos pendientes para las otras cosas, como el deporte, por ejemplo.
- Esto se ve bien, Fernando.
- Y tenías razón. Usar clonar, arrastrar y cambiar el tamaño directamente en el Calendario fue fácil y rápido.
Paso 3 – No dejes ninguna tarea atrás
- Hay un último paso que debes dar, Fernando. Las tareas inesperadas aparecerán de vez en cuando y necesitarán su atención inmediata. O algunos de los trabajos planificados tardarán más de lo esperado. En estos casos, tienes 2 opciones:
- Trabaje más horas ese día hasta que termine todas las tareas planificadas, o
- Al final de la jornada laboral, mueva las tareas pendientes de nuevo a la lista de tareas semanales.
- Lo entiendo, Ana. De esta manera, nunca dejaré una tarea sin terminar.
- ¡Exactamente! Déjame mostrarte cómo hacer esto.
Tienes “Material de investigación para un artículo sobre comida sana para gatos” programado para el lunes. Supongamos que no puedes hacerlo por alguna razón. Simplemente haz clic derecho sobre él y selecciona el menú Fusionar. Esto mostrará todas tus listas semanales disponibles. Puedes seleccionar en cuál deseas reinsertar el trabajo inconcluso.
PlanArty incluso guardará los datos del proyecto, la actividad y el cliente en su lista semanal. De esta manera, la próxima vez que programes este elemento, estos valores se completarán automáticamente. Esta es una de las funciones que más uso porque realmente automatiza el procedimiento. Puedes encontrar una descripción detallada en el sitio de la aplicación.
PRO TIP
Cada vez que mueva una tarea de una lista a otra, ejecute un rápido proceso de priorización en su cabeza. Tal vez esa tarea ya no sea crítica o urgente. Luego puede borrarlo de su agenda inmediata o incluso eliminarlo por completo.
Y, como te dije acerca de las funciones especialmente creadas que t ayudan a aplicar el bloqueo de tiempo, aquí hay una más: la aplicación en sí NO le permite dejar ninguna tarea atrás.
Por ejemplo, supongamos que tiene una tarea programada pero no la marcó como «hecha».
Te lo digo, esto puede pasar, y ciertamente me pasó a mí. ¿Y sabes qué? La aplicación me lo advirtió.
En el área «Acciones rápidas», esta señal de alerta anunciará que tiene «Elementos pendientes atrasados» en la esquina superior derecha. ¿No es eso agradable? Puede tomar medidas de inmediato seleccionando la opción más adecuada para su situación.
¡Te lo dije! ¡No dejes ninguna tarea atrás! 😉
- Bueno, Ana, estoy un poco sin palabras. Gracias por toda esta gran información. Tengo muchas ganas de volver a casa y preparar mi agenda para los próximos días.
- ¡Tú haz eso, Fernando! Encontrémonos aquí precisamente dentro de un mes. Tengo curiosidad sobre el impacto que este método tendrá en tu productividad.
- Estoy deseando que llegue. ¡Gracias de nuevo Ana! Adiós.
- Adiós, Fernando. ¡Buena suerte!
El tiempo pasa rápido, y un mes parece durar solo unos pocos días. Los dos amigos se reencuentran para tomar un café.
- ¡Hola, Ana!
- ¡Hola Fernando! Cuéntame las buenas noticias 🙂
- ¡Las noticias son buenas, de hecho, Ana! No te mentiré, fue difícil durante unos días al principio. Pero una vez que mi mente se acostumbró a los cambios, fue un milagro. Tuve menos problemas para concentrarme en el trabajo en cuestión. La necesidad de volver a mi viejo y caótico estilo de trabajo desapareció lentamente. ¡Gracias a tu ayuda, logré hacer más en el último mes que en el último medio año! Casi me he puesto al día con todo mi trabajo retrasado. Incluso recibí algunos comentarios positivos de mis clientes sobre nuevos artículos. ¡Gracias de nuevo Ana!
- Me alegra escuchar esto, Fernando. ¡Eres bienvenido!
Mariana Holostenco
