Introducción
¿Qué es una lista de tareas pendientes?
Una lista de tareas pendientes puede ser cualquier lista en la que anote las tareas que desea realizar y las cosas que desea lograr. Lo que haga con él es lo que importa.
La importancia y la eficacia de una lista de tareas están dadas, ante todo, por el propósito al que sirve. La razón por la que configura esa lista determinará la forma en que la prepara y la forma en que trabajará con ella.
¿Por qué usar una lista de tareas pendientes?
El objetivo principal de establecer y utilizar listas de tareas es obtener una mejor organización de las actividades que se deben realizar y, sobre todo, recordar cada una de estas actividades.
Usar una lista de tareas pendientes es una excelente manera de planificar y priorizar sus actividades para que pueda hacer más cosas en un período de tiempo determinado. Por lo tanto, un efecto beneficioso del uso de la lista de tareas pendientes es el aumento de la eficiencia y la productividad.
¿Dónde podemos usar la lista de tareas pendientes?
Necesita planificación y organización tanto en la vida personal como en la profesional. Por encima de eso, debe mantener un buen equilibrio entre los dos. Esto demuestra que necesita una lista de tareas pendientes en todo lo que implica una forma de vida organizada.
¿Cuándo se necesita Lista de tareas pendientes?
Algunas de las razones por las que necesita usar una lista de tareas pendientes son los hechos que desea:
- vive relajado porque sabes exactamente qué hacer ahora y después;
- tener control sobre su jornada laboral y mejorar su enfoque en las cosas importantes;
- recuerda todas las cosas que tiene que hacer y haga lo correcto en el momento correcto;
- llegar siempre a tiempo y cumplir con los plazos;
La enumeración podrá continuar y podrá ser diferente para cada individuo, dependiendo de las particularidades de las actividades a realizar.
¿Quién necesita listas de tareas pendientes?
Si desea trabajar de manera eficiente y mejorar su estilo de vida, debe planificar sus actividades para que pueda aprovechar al máximo su tiempo.
Esto es cierto ya sea que sea una persona con una mentalidad de crecimiento, un profesional autónomo o el propietario de una pequeña empresa. El factor más importante es querer prosperar en todos los niveles.
¿Cómo elegir la lista de tareas más adecuada?
Dependiendo de las particularidades de su vida y las actividades realizadas, puede adaptar tanto la forma en que hace la lista de tareas pendientes como la forma en que la usa, para satisfacer mejor sus necesidades. Estas son algunas características de las listas de tareas, para que pueda ver cuál funciona mejor para usted.
Tipos de listas de tareas
Actualmente hacemos muchas listas. Tantas que a veces llegamos a la conclusión de que deberíamos tener una lista de listas para no olvidarnos de algunas de ellas. Estos son los tipos de listas más comunes:
- Tareas diarias: incluye tareas que deben realizarse en un día. Se recomienda que esta lista se prepare la noche anterior e incluye intervalos de horas para las tareas anotadas.
- Lista de compras: desde comestibles o ropa hasta electrodomésticos, todo va aquí. No requiere una fecha porque se puede agregar al planificar un viaje de compras
- Proyectos en curso: si tiene varios proyectos en curso, es recomendable que cada uno haga una lista que incluya las tareas relacionadas, que luego puede planificar.
- Regalos para comprar (para diferentes aniversarios a lo largo de un año): generalmente se incluye en el calendario donde anotamos los cumpleaños cuando se nos ocurren ideas sobre los regalos que queremos (o necesitamos) hacer en esas ocasiones. Es importante porque implica la asignación de un presupuesto y éste, en determinadas situaciones, también debe planificarse.
- Lugares para visitar (y excursiones para hacer): si los anotamos, aumentamos nuestras posibilidades de realizarlos en condiciones óptimas porque podemos planificarlos y organizarlos con anticipación.
Criterios de clasificación
Para beneficiarse de las listas de tareas, se recomienda clasificar las actividades de acuerdo con ciertos parámetros. Esta clasificación es beneficiosa porque nos ayuda a planificar y priorizar actividades para asegurarnos de ejecutar lo correcto en el momento correcto. Estos son algunos posibles criterios de clasificación para las listas de tareas pendientes:
- Importancia de las cosas que hacer. Establecemos los siguientes parámetros para nuestras tareas, dependiendo de su importancia: A=alta, B=media, C=baja. Luego los ejecutamos en orden A –> B -> C
- La urgencia de las cosas por hacer. Similar al procedimiento anterior, establecemos parámetros para nuestras tareas, pero esta vez dependiendo de la urgencia con la que deben resolverse: 1=alta, 2=media, 3=baja.
- Contextos como la similitud de las actividades a realizar, o la ubicación para realizarlas, o el contexto basado en la energía. Cualquiera de estos puede ayudarnos a ordenar la lista de tareas pendientes.
- Sistema basado en proyectos. Este criterio implica la creación de una lista de proyectos. Cada proyecto tendrá su propia lista de tareas específicas.
Implementar
Cada persona debe elegir el método de trabajo que mejor se adapte a sus necesidades específicas. Y además, nos vendría bien disfrutar trabajando con las listas de tareas, porque las usamos a diario. Por estas razones, independientemente de si elegimos trabajar en papel o en software, lo más importante es sentirse cómodo usando una lista de tareas pendientes. Algunos de los métodos más utilizados para implementar listas de tareas pendientes son:
- Agenda clásica, bolígrafo y papel. Escriba todo a mano, exactamente como desee.
- Post-it en una tabla de madera. (o cualquier tablero) Por colores, por columnas, como quieras, solo se muestra a la vista.
- Calendario. Obtiene un horario directo con el intervalo de tiempo establecido. Corto y claro.
- Software en línea/fuera de línea: mayor flexibilidad en la edición, flujo de trabajo continuo, cálculos automáticos e informes.
Factores que influyen en su eficiencia
Crear una lista de tareas pendientes que nos ayude a trabajar de manera más eficiente y ser más productivos también se relaciona con los siguientes hechos:
- Psicológico: una lista de tareas sobrecargada puede frustrarnos porque estaremos insatisfechos con el resultado de Planeado VS Hecho. Las emociones negativas son una de las razones por las que nuestra productividad disminuye. Como cuando nos estresamos porque tenemos una lista de cosas por hacer demasiado larga. Es posible que al final del día te des cuenta de que no hiciste mucho más que preocuparte. Por ello, es importante realizar una planificación racional y en perfecta conexión con la realidad.
- Coherencia en el respeto de la planificación – Tenemos que hacer lo que nos proponemos. Si seguimos posponiendo o reprogramando, al final, no resolvemos nada más y solo perdemos el tiempo con una planificación innecesaria.
- Revisión periódica de listas: con el tiempo, algunas cosas ya no encajan donde se planearon originalmente. Tal vez mientras tanto, se han resuelto, o tal vez simplemente ya no nos interesan. Tales tareas deben ser eliminadas para evitar cargar innecesariamente nuestras listas.
Sistemas de trabajo que incorporan listas de tareas
La lista de tareas es en sí misma una herramienta útil, pero adaptada, procesada y aplicada bajo ciertas condiciones puede brindarnos resultados sorprendentes. Estos son algunos de los sistemas para organizar actividades en base a la lista de tareas pendientes:
1. Método Ivy Lee
Este método implica la planificación diaria de 6 tareas, en ningún caso más, y realizarlas en orden de importancia. El método es simple y eficiente y da la satisfacción diaria de ver cumplidos tus planes.
2. Método POSEC
El nombre del método es un acrónimo de «Priorizar organizando, simplificando, economizando y contribuyendo». La idea básica de este método es dividir sus objetivos principales en objetivos menores y tareas más pequeñas. Esos se lograrán uno por uno hasta que se logre el objetivo principal inicial. También permite mantener un buen equilibrio entre la vida laboral y personal.
3. La matriz de Eisenhower
Se basa en categorizar y priorizar tareas según importancia, urgencia y la combinación de estas dos. La matriz es el lugar donde se ubicarán las tareas, cada una en el campo relacionado con sus características asignadas. Dependiendo de esta colocación, se tomarán ciertas medidas con respecto a la tarea.
4. GTD (hacer las cosas)
La metodología patentada de David Allen se enfoca en liberar su mente para que pueda concentrarse mejor en lo que está haciendo en este momento. Esto se hace registrando tareas y proyectos planificados externamente y fuera de la mente. El procesamiento posterior implica dividir las tareas y proyectos registrados en elementos de trabajo procesables y encontrar las soluciones adecuadas para ellos.
5. Técnica Pomodoro
Aplicarlo significa que una vez que comience a trabajar en una tarea, hágalo sin interrupciones y concentrado durante 25 minutos. Después de este intervalo de tiempo, se requiere una breve pausa, y después de que este proceso se haya repetido 4 veces, se puede tomar una pausa más larga de 23 a 30 minutos.
6. Enfoque automático de Mark Forster
Un sistema de administración del tiempo simple y eficiente que enfatiza hacer las cosas en lugar de archivarlas. Muy flexible, este sistema te permite elegir en qué quieres trabajar. Y esto sin duda proporciona una forma relajada de trabajar.
7. Resultados Ágiles
Aplica la regla de 3 en varios intervalos de tiempo para ayudarle a lograr resultados a corto y largo plazo. La Regla de 3, la Visión del Lunes, los Resultados Diarios y la Reflexión del Viernes son patrones que te dan un nuevo comienzo cada día y cada semana.
8. Sistema 4D
El nombre es un acrónimo de Delete, Delegate, Defer y Do. La eficiencia de implementar este método se mejora analizando y revisando la lista de tareas pendientes diariamente. Es un método sencillo que ha demostrado su eficacia.
9. Cómete esa rana
El método reconocido consiste en elegir la tarea más importante y realizarla a primera hora de la mañana. Por lo tanto, la recomendación es considerar trabajar en él con determinación hasta que esté completo.
10. 168 horas
Desde el principio, el nombre de «168 horas» del método de Laura Vanderkam nos hace conscientes del tiempo disponible en una semana. Siendo conscientes de ello, con un poco de reorganización y priorización, podemos dedicar más tiempo a hacer exactamente lo que queremos, sin hacer sacrificios por ello.
11. Hazlo mañana
O Termina todo y todavía tienes tiempo para jugar por Mark Forster. Un nuevo enfoque para la gestión del tiempo que comienza con su lista de compromisos organizados por Categorías y Proyectos convertidos en una lista de verificación. La forma de trabajar es en ráfagas de tiempo.
12. Método Kanban
Aporta transparencia a todo el proceso de trabajo al mostrar en un tablero cada una de tus tareas. Ninguno se pierde, todo se hace. Un proceso visual que pone orden en los caóticos procesos de trabajo.
Importante a tener en cuenta al trabajar con la lista de tareas
- Principio de Pareto. También se aplica a la planificación y priorización de actividades a través de listas de tareas pendientes. Según este principio, “el 80% de los efectos proceden del 20% de las causas”. Por lo tanto, concluimos que debemos “enfocarnos en el 20 por ciento de las actividades que producen el 80 por ciento de los resultados deseados”.
- La Ley de Parkinson establece que “el trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para su realización”. Es muy importante fijar plazos aunque no sea necesario. El hecho de haber planificado un tiempo determinado para la realización de una tarea nos moviliza a ser eficientes y productivos y a terminar la actividad en el plazo establecido.
- Monotarea. Nos gustaría que fuera diferente, pero el cerebro humano puede concentrarse en una cosa a la vez. Para trabajar de manera eficiente, tenemos que trabajar en una tarea a la vez y no pasar a la siguiente cuando se completa la actividad. Si centramos toda nuestra atención en una sola tarea nos concentramos mejor y esto se nota en la productividad.
- Un buen descanso. Una buena noche de sueño y una siesta durante el día pueden hacer maravillas con nuestra eficiencia y productividad. Un cerebro descansado es más creativo. Calcula las horas de sueño recomendadas para ti y prográmalas exactamente como quieras con la Calculadora de sueño de PlanArty
Mariana Holostenco
Istvan Meszaros